Privatlivspolitik

Kort fortalt

• Beder du om et estimat i lejeberegneren eller skriver til os i en formular, gemmer vi dine svar på vores egen server i Tyskland. Kun teamet kan se dem, og vi får en mail om din henvendelse. De samme oplysninger lægges som en opgave i vores opgaveliste ClickUp, som kører i USA, og dér sletter teamet dem i hånden.
• Tilmelder du dig en fremvisning eller BY Direkte, eller sender du os din bolig, gemmes oplysningerne i vores database på vores egen server i Tyskland. En indsendt bolig lægges desuden som en opgave i ClickUp, som kører i USA.
• Tilmelder du dig nyhedsbrevet, sender vores server din e-mail, og dit fornavn, hvis du skriver det, til Klaviyo, som sender nyhedsbrevet ud.
• Er du kunde eller lejer hos os og logger ind på Mit BY, henter vi dine oplysninger i vores egne systemer, mens du ser siden, og viser dem kun til dig.
• Statistik og markedsføring med cookies kræver dit ja, og du vælger hver del for sig. Se cookiepolitikken.
• Adresseforslag og Google-anmeldelser henter vores server. Din browser taler kun med vores eget domæne i de tilfælde.
• Bor du i en af vores ferieboliger og er ikke dansk statsborger, skal vi efter loven registrere dig ved ankomst. Registret ligger kun på vores egen server i 1 år og vises kun til politiet, hvis politiet beder om det. Se gæsteregistret.
• Kortene er fra Google Maps. På siden for en bolig hentes kortet af sig selv, når det er ved at komme til syne, og på oversigterne over boliger først, når du vælger kortvisningen. Google får din IP-adresse, når et kort hentes. Se kortene.
• Du kan altid få indsigt i dine oplysninger og få dem rettet eller slettet. Skriv til team@byadministration.dk.

Dataansvarlig

Den dataansvarlige er BY Administration ApS, CVR 45652491, Brorsonsgade 4, kl., 1624 København V.

E-mail team@byadministration.dk, telefon +45 50 52 15 37.

Når du beder om et estimat

Lejeberegneren findes på lejeberegneren, huslejeberegneren og flere af vores sider. Den spørger i fem trin, og når du sender, modtager vi:

Formål: at lave dit personlige estimat og kontakte dig om din bolig. Kampagneparametrene, den første side i besøget og domænet på den side, du kom fra, bruger vi til at se, hvor henvendelser kommer fra, og hvilke af vores annoncer, links og sider der virker.

Grundlag: din anmodning om et estimat, altså skridt før en eventuel aftale med os (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b), og dit samtykke til at blive kontaktet (litra a), som du kan trække tilbage når som helst. Kampagneparametrene, den første side i besøget og domænet på den side, du kom fra, behandler vi ud fra vores legitime interesse i at vide, hvor henvendelser kommer fra, og i at måle vores markedsføring (litra f). Vi gemmer kun domænet, aldrig hele adressen eller det, du søgte på. Den første side og domænet huskes kun, mens du er på sitet, og lagres ikke i din browser.

Sådan opbevares de: Din henvendelse gemmes på vores egen server, før vi svarer dig, så den ikke kan gå tabt. Teamet læser den i vores admin, som kun medarbejdere med et personligt login har adgang til. Det gemmes, hvem der sidst har ændret en henvendelse, og det logges, hvem der sletter en. Samtidig sender serveren en mail med dine svar til teamets indbakke gennem Brevo, og lige efter lægges de samme oplysninger som en opgave i ClickUp, vores opgaveliste, hvor teamet følger op på nye kunder. Ellers gives henvendelsen ikke videre. Opgaven i ClickUp slettes ikke automatisk sammen med henvendelsen her; teamet sletter den i ClickUp i hånden. Henvendelser om en lejebolig og fortrydelser sendes ikke til ClickUp. Ansøgninger lægges i en liste for sig i ClickUp, se afsnittet om jobansøgninger. Kun adressen slås op i BBR og Plandata, se adresseforslag.

Din IP-adresse bruges i serverens hukommelse til at begrænse antallet af indsendelser til 5 på 10 minutter, og som ved alle besøg står den i webserverens adgangslog, se hosting og sikkerhed. Den gemmes ikke sammen med din henvendelse.

Estimatet laves af en person fra vores team. Vi træffer ingen automatiske afgørelser om dig.

Når du starter og sender beregneren, registrerer vores statistik det, med udlejningsformen og formularens navn. Den får aldrig dit navn, din e-mail eller dit telefonnummer.

Når du skriver til os i en formular

Formularerne på fx kontakt, rengøring, erhvervsrengøring, boligfotografering og ejendomsadministration sender os dit navn og din e-mail, dit telefonnummer og en adresse, hvis du skriver dem, og din besked, sammen med emnet, adressen på siden, den første side i besøget, domænet på den side, du kom fra, og kampagneparametre som i lejeberegneren. Beder du om et møde, skal telefonnummeret med. Skriver du for en ejerforening, sender du også foreningens navn og CVR-nummer, antallet af enheder, formandens navn og eventuelt foreningens nuværende administrator.

Formål og grundlag: at svare dig og give dig et tilbud, altså skridt før en eventuel aftale med os (artikel 6, stk. 1, litra b), og dit samtykke til, at vi kontakter dig (litra a).

Onboarding-formularen på kom i gang sender os, om du vil udleje på kort eller lang tid, boligens adresse, dit fornavn, dit telefonnummer og din e-mail. Skriver du dem, sender den også boligens størrelse og antal værelser, hvad der gør boligen særlig, hvornår den kan være klar, dit efternavn, firma eller CVR-nummer og en besked, sammen med sproget, adressen på siden, den første side i besøget, domænet på den side, du kom fra, og kampagneparametre som i lejeberegneren. Formålet er at vurdere din bolig og give dig et forslag til samarbejdsaftale. Du får en kvittering på mail gennem Brevo. Når du sender formularen, registrerer vores statistik det med udlejningsformen og formularens navn, men aldrig dit navn, din e-mail eller dit telefonnummer.

Formularerne gemmes og behandles på samme måde som estimater: på vores egen server, i admin og med en mail til teamet.

Når du booker et møde

Booker du et møde i kalenderen på book et møde, sender du os dit navn og din e-mail, dit telefonnummer, hvis du skriver det (ved et telefonmøde skal det med), det tidspunkt og den mødeform, du vælger, og det, du vil tale om, sammen med sproget, adressen på siden, den første side i besøget, domænet på den side, du kom fra, og kampagneparametre som i lejeberegneren.

Formål og grundlag: at holde mødet med dig, altså skridt før en eventuel aftale med os (artikel 6, stk. 1, litra b), og dit samtykke til, at vi kontakter dig (litra a).

Kalenderen er vores egen og ligger på vores egen server, hvor bookingen gemmes. Den står både i kalenderen og som en henvendelse i admin, som kun medarbejdere med et personligt login har adgang til, og lægges som en opgave i ClickUp, som beskrevet under formularerne herover. Mails om mødet sendes gennem Brevo: kvitteringen, bekræftelsen med en kalenderinvitation, en påmindelse dagen før og besked, hvis vi må afvise tiden, eller mødet bliver aflyst, til dig, og en besked til teamet, når du anmoder om et møde eller aflyser det. Linket i mailene, som du kan aflyse med, gemmer vi ikke, kun et fingeraftryk af det. Som ved formularerne bruges din IP-adresse kun i serverens hukommelse til at begrænse antallet af anmodninger.

Bekræftede møder står også i kalenderen på Nours telefon med tidspunkt, mødeform og dit navn, men ikke din e-mail, dit telefonnummer eller det, du vil tale om.

Bookingen slettes automatisk 12 måneder efter mødet. Henvendelsen i admin følger reglen for henvendelser, se hvor længe vi gemmer oplysningerne.

Når du søger job hos os

Søger du job via karriere, modtager vi dit navn og din e-mail, dit telefonnummer og din LinkedIn-adresse, hvis du skriver dem, det område og det antal timer, du søger, din besked og op til tre filer, fx dit CV, i PDF, Word, JPG eller PNG, sammen med sproget, adressen på siden, den første side i besøget, domænet på den side, du kom fra, og kampagneparametre som i lejeberegneren.

Formål og grundlag: at vurdere din ansøgning og kontakte dig om den, altså skridt før en eventuel ansættelse (artikel 6, stk. 1, litra b), og dit samtykke til, at vi gemmer ansøgningen (litra a).

Ansøgningen og filerne gemmes på vores egen server, hvor teamet åbner dem i admin. Teamet får en mail om ansøgningen gennem Brevo, men filerne sendes aldrig med mailen. Lige efter lægges ansøgningen med filerne som en opgave i vores opgaveliste ClickUp, som kører i USA, i en liste, der kun er til ansøgninger. Opgaven slettes ikke automatisk sammen med ansøgningen på vores server; teamet sletter den i ClickUp i hånden senest 6 måneder efter sidste kontakt. Det gælder ansøgninger sendt fra 1. november 2026.

Fremvisninger, BY Direkte og «Tilføj lejemål»

Tre formularer skrives i vores database, den samme, /admin også bruger til udlejning:

• Tilmelder du dig en fremvisning af en af vores lejeboliger, sender du os dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, antal personer, tidspunktet og en besked, hvis du skriver en.
• Skriver du dig op til boliglisten eller BY Direkte, sender du os dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, de postnumre, du søger i, hvad boligen højst må koste, antal værelser og beboere, hvornår du kan flytte ind, og det, du skriver om dig selv. Vi gemmer også, hvilken side på sitet du skrev dig op fra (uden det, der står efter «?»), fx siden om lejeboliger på Østerbro, på din tilmelding.
• Sender du os din bolig eller dit erhvervslokale under Tilføj lejemål, sender du os dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, om du ejer det som privatperson eller gennem en virksomhed (og hvis du vil, firmanavn og CVR-nummer), hvor mange lejemål du vil have udlejet, adressen, størrelsen, din forventning til lejen, en besked og op til 20 billeder, sammen med sproget, du skrev på. For en bolig også, hvis du vil, boligtype, antal værelser, hvordan du har boligen, og dine ønsker til udlejningen: ledig fra og lejeperiode, møblering, husdyr, rygning, delevenlig, antal beboere, energimærke, aconto, depositum, forudbetalt leje og faciliteter. For et erhvervslokale også, hvis du vil, hvilken slags lokale det er, om udlejningen er momsregistreret, og hvornår det er ledigt. CVR-nummeret slår vi ikke op.

Formål og grundlag: at give dig en plads til fremvisningen, sende dig boliger, der passer til dig, eller vurdere din bolig. Det sker for at opfylde en aftale med dig eller som skridt før en (artikel 6, stk. 1, litra b). Siden, du skrev dig op fra, gemmer vi for at se, hvilke af vores sider der får folk til at skrive sig op; det er vores legitime interesse (litra f), og den slettes sammen med tilmeldingen.

Oplysningerne gemmes kort på vores server, mens vi skriver dem i databasen. Lykkes det, slettes de fra den midlertidige plads med det samme. Databasen kører på vores egen server hos Hostinger i Frankfurt i Tyskland, den samme, /admin bruger.

Billederne af din bolig bliver liggende på vores server, hvor de ikke er offentlige, med et link, der ikke kan gættes. Billederne bliver først vist på sitet, hvis vi sætter boligen til leje. En indsendt bolig eller et indsendt erhvervslokale lægges desuden som en opgave i ClickUp, som kører i USA, med dine kontaktoplysninger, dine øvrige svar og billederne, renset for placering (GPS) og de andre oplysninger, et kamera gemmer i billedet. Du og teamet får en mail om den gennem Brevo.

Vælger du at betale for BY Direkte, sender vi dig videre til Stripes betalingsside. Dine kortoplysninger indtaster du hos Stripe, og vi ser dem aldrig. Gennemfører du ikke betalingen, bliver du ikke skrevet op, og vi sender dig ingen mails. Har du ikke stået på boliglisten før, sletter vi oplysningerne efter 7 dage.

«Lej denne bolig»

Sender du en henvendelse om en ledig bolig med «Lej denne bolig», sender du os dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, hvornår du vil flytte ind, hvor mange voksne og børn der skal bo i boligen, om I har husdyr (og hvilke) eller ryger, din beskæftigelse, og hvis du vil, husstandens indkomst, om du kan give en reference fra en tidligere udlejer, og det, du skriver om jer, sammen med sproget, adressen på siden, den første side i besøget, domænet på den side, du kom fra, og kampagneparametre som i lejeberegneren. Vi spørger ikke om cpr-nummer, alder eller dokumentation her; det beder vi først om, hvis det bliver aktuelt.

Formål og grundlag: at vurdere din henvendelse og kontakte dig om boligen, altså skridt før en eventuel lejeaftale (artikel 6, stk. 1, litra b). Henvendelsen gemmes på vores egen server og kan kun åbnes i admin. Udlejningen får en mail om den gennem Brevo, men indkomsten står kun i admin, aldrig i mailen. Du får en kvittering på mail gennem Brevo. Når du sender formularen, registrerer vores statistik det med formularens navn, men aldrig dit navn, din e-mail eller dit telefonnummer.

Sætter du også kryds ved boliglisten, skriver vi dig op på den gratis boligliste med dit navn, din e-mail, dit telefonnummer og boligens side som den side, du skrev dig op fra. Som kriterier bruger vi boligens postnummer, antal værelser og samlede månedlige udgift, dine svar om indflytning, antal beboere og husdyr, og det, du skriver om jer. Står du allerede på listen, beholder du dine egne kriterier. Derefter gælder det samme som for boliglisten ovenfor, og du kan afmelde når som helst. Uden krydset skriver vi dig ikke op.

Ophold, du booker hos BY Stays

Booker du et ophold direkte hos os på BY Stays, modtager vi dit fornavn, efternavn, din e-mail og dit telefonnummer, dit land, en besked, hvis du skriver en, og opholdets datoer, antal voksne og børn og pris. Er prisen 5.000 kr. eller mere, modtager vi også din adresse. Booker du for en virksomhed, modtager vi virksomhedens navn, land og adresse og dens CVR- eller momsnummer, hvis du skriver det. Oplysningerne gemmes på vores egen server, før du sendes videre til betaling. Du betaler hos Stripe og indtaster dine kortoplysninger dér; vi ser dem aldrig. Når betalingen er gennemført, opretter vi reservationen i Hostaway, vores bookingsystem, med dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, dit land og din adresse, hvis vi har den, din besked, hvis du skriver en, antal voksne og børn, dit sprog og opholdet. Booker du for en virksomhed, sender vi hverken virksomhedens navn, nummer eller adresse til Hostaway; de står kun hos os og på din kvittering. Du får en bekræftelse på mail gennem Brevo, som også er din kvittering, og teamet får besked om bookingen. Vi kan se bookingen i vores admin, som kun medarbejdere med et personligt login har adgang til.

Formålet er at levere det ophold, du har bestilt, tage imod betalingen og give dig en kvittering, der opfylder momsreglerne. Grundlag: vores aftale med dig om opholdet (artikel 6, stk. 1, litra b), bogføringsloven for betalingen og momsbekendtgørelsen for kvitteringen (litra c). Momsbekendtgørelsen kræver køberens navn og adresse på kvitteringen, når prisen er 5.000 kr. eller mere, og når en virksomhed beder om en fuld faktura (§§ 58 og 66). Derfor spørger vi kun om adressen i de tilfælde. Dit land bruger vi også til at kunne opgøre, hvor vores gæster kommer fra, fx når Danmarks Statistik beder os om det (vores legitime interesse, litra f). Et tilbud, du aldrig betaler, slettes efter 7 dage. Betalte bookinger gemmer vi, så længe vi skal kunne dokumentere opholdet og betalingen. Se også vilkår for ophold.

Før ankomst sender teamet dig et personligt link til en guide til opholdet på vores eget site, fra vores egen postkasse og ikke gennem Brevo. Guiden viser dit fornavn, opholdets datoer og boligens adresse, indgang, husregler og nødnumre, og fra 48 timer før indtjekning til udtjekning også koden og wifi. For at vise koden spørger vores server Hostaway, om reservationen stadig gælder, og husker svaret op til 5 minutter. Siden indlæser ingen statistik og intet fra tredjeparter, vi beder søgemaskiner om ikke at vise den, og linket holder op med at virke 7 dage efter afrejse. Kortet og ruten fra lufthavnen er links til Google Maps, som først åbner, når du trykker på dem, og din browser sender ikke linket til guiden med. Teamet kan få en påmindelse gennem Brevo 48 timer før ankomst med dit navn, din e-mail, opholdet og linket til guiden. Grundlag: vores aftale med dig om opholdet (artikel 6, stk. 1, litra b). I guiden registrerer udenlandske gæster sig også; se gæsteregistret.

Henvisning til vores finansieringspartnere

Beder du om en henvisning i formularen, sender du os dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, om du køber som privat eller i et selskab, formålet med dit køb og, hvis du vil, et område og en kort besked. Vi spørger ikke om din økonomi, og du skal ikke skrive om din økonomi, dit helbred eller dit CPR-nummer i beskeden. Som ved de andre formularer følger sproget, adressen på siden, den første side i besøget, domænet på den side, du kom fra, og kampagneparametre med.

Formål og grundlag: at ringe til dig, fortælle dig, hvilke af vores partnere der låner til den type køb, og henvise dig, hvis du vil. Det er skridt, du selv har bedt om (artikel 6, stk. 1, litra b). Henvendelsen gemmes som sitets andre henvendelser, kun medarbejdere med særskilt adgang i admin kan se den, og den lægges aldrig i ClickUp. Du får en kvittering gennem Brevo, og teamet får en mail gennem Brevo om, at der er en ny forespørgsel, uden dit navn.

Partneren: vi giver kun dit navn, din e-mail, dit telefonnummer og formålet med dit køb videre til den partner, du selv har sagt ja til, efter at du har fået partnerens navn i samtalen (artikel 6, stk. 1, litra a). Partneren er selvstændigt dataansvarlig for det, den får, og beder selv om de oplysninger, den skal bruge. Vi gemmer, hvornår du sagde ja, til hvilken partner og hvem hos os, der registrerede det, fordi aftalen med partneren og bogføringen af honoraret bygger på det (artikel 6, stk. 1, litra c og f).

Du kan trække dit ja tilbage og bede os slette dine oplysninger ved at skrive til os. Det, vi allerede har givet videre til en partner, skal du også bede partneren om at slette. Registreringen af en henvisning, der allerede er sket, gemmer vi til fristen nedenfor.

Lånesiderne indlæser hverken Meta eller Microsoft Clarity, heller ikke når du har sagt ja til statistik og markedsføring. Når du sender formularen, registrerer vores statistik det med formularens navn, men aldrig dine svar, dit navn, din e-mail eller dit telefonnummer.

P-pladser: «Udlej din p-plads» og P-pladslisten

Sender du os din p-plads under Udlej din p-plads, sender du os dit navn, din e-mail og dit telefonnummer, pladsens adresse eller postnummer og placering, antal pladser, typen, om den er overdækket, ladestander, adgang, bilstørrelse og eventuelt mål og niveau, hvordan du er knyttet til pladsen, og dine svar om, hvorvidt du må udleje den. Du kan også sende den leje, du ønsker, hvornår pladsen er ledig, en mindste lejeperiode, om lejeren må være en virksomhed, en besked, op til 6 billeder og ét dokument, fx foreningens vedtægt eller din udlejers samtykke, og om du udlejer som privatperson eller som erhverv. Som ved de andre formularer følger sproget, adressen på siden, den første side i besøget, domænet på den side, du kom fra, og kampagneparametre med.

Formål og grundlag: at vurdere pladsen og din ret til at udleje den, give dig et forslag og finde en lejer, altså skridt før en aftale med dig (artikel 6, stk. 1, litra b).

Henvendelsen gemmes på vores egen server og kan kun åbnes i admin. Billederne gemmes uden placering (GPS) og de andre oplysninger, et kamera gemmer i billedet, og de er ikke offentlige. Teamet får en mail om henvendelsen gennem Brevo, du får en kvittering gennem Brevo, og henvendelsen lægges med billederne som en opgave i ClickUp, som beskrevet under formularerne. Vi viser ikke pladsen offentligt, før vi har talt med dig.

Skriver du dig på P-pladslisten, sender du os dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, hvis du skriver det, de områder og eventuelt det postnummer, du søger i, den leje, du højst vil betale, pladstyper, om du har elbil, hvornår du skal bruge pladsen, og om du lejer som privatperson eller virksomhed. Vi gemmer samtykketeksten, som den stod ved afkrydsningen («Ja, kontakt mig på mail eller telefon, når der er en ledig p-plads, der passer. Jeg kan altid afmelde mig.»), og tidspunktet.

Formål og grundlag: at kontakte dig på mail eller telefon, når der er en ledig p-plads, der passer. Grundlaget er dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a), som du kan trække tilbage når som helst med linket i mailen eller ved at skrive til os. Tilmeldingen gælder først, når du har bekræftet den i den mail, vi sender dig gennem Brevo. Mailen har et link, så du kan afmelde dig med ét klik. Tilmeldingen gemmes i vores database på vores egen server og som en henvendelse i admin. Den lægges ikke i ClickUp.

Når en plads passer, og du siger ja til at gå videre, giver vi ejeren af pladsen dit navn og dine kontaktoplysninger, så I kan aftale det videre. Kræver ejerens forening at vide, hvem der bruger pladsen, kan foreningen også få dem. Ejeren og foreningen er selvstændigt dataansvarlige for det, de får.

Når du sender en formular eller bekræfter din tilmelding, registrerer vores statistik det med formularens navn, men aldrig dit navn, din e-mail eller dit telefonnummer. Viser en side om p-pladser et kort, er det fra Google Maps og hentes på samme måde som kortene på boligsiderne, se kortene.

Gæsteregistret for udenlandske gæster

Bor du i en af vores ferieboliger og er ikke dansk statsborger, skal vi registrere dig, når du ankommer (udlændingebekendtgørelsen, bekendtgørelse nr. 1354 af 17. november 2025, § 36). Det gælder også børn og en ægtefælle, du rejser med; dem registrerer du for. Har du booket direkte hos os, gør du det i guiden til opholdet, som du får et personligt link til. Sender du os en kopi af dit pas eller ID-kort, fx fordi du har booket gennem Airbnb eller Booking.com, registrerer vores team dig ud fra kopien. Danske statsborgere registreres ikke.

Vi modtager dit fulde navn, din fødselsdato, din nationalitet, din faste bopæl og typen og nummeret på dit pas eller anden rejselegitimation (ikke for nordiske statsborgere) og opholdets ankomst- og afrejsedato. Din underskrift er dit navn og dit kryds i guiden med tidspunktet; registrerer teamet dig ud fra kopien, står teamets navn og tidspunktet i stedet. Har du selv sendt os en kopi af dit pas eller ID-kort, gemmer vi kopien sammen med registreringen som dokumentation for den kontrol af din legitimation, reglen kræver, og sletter den sammen med registreringen. Mailen eller beskeden, du sendte kopien med, er ikke en del af registret: en mail ligger i vores e-mail hos Migadu (se når du kontakter os), og en besked gennem fx Airbnb eller Booking.com ligger også hos dem og i Hostaway efter deres egne regler. Har du ikke sendt en kopi, kan vi bede om at se passet.

Formål og grundlag: at overholde vores retlige forpligtelse til at føre register over udenlandske gæster (artikel 6, stk. 1, litra c, jf. udlændingebekendtgørelsens § 36 med hjemmel i udlændingelovens § 42). Registret skal til enhver tid kunne vises politiet, og politiet kan bede os om oplysninger fra det (udlændingelovens § 42, stk. 1, og udlændingebekendtgørelsens § 38). Vi bruger ikke oplysningerne til andet.

Oplysningerne i registret ligger kun på vores egen server hos Hostinger i Frankfurt i Tyskland. De sendes ikke til Hostaway eller andre, kun til politiet, hvis politiet beder om dem. Kun medarbejdere med et personligt login til vores admin kan se dem, og hver visning, hver visning af kopien af din legitimation og hver eksport til politiet bliver logget. Kopien er aldrig med i en eksport til politiet, men vi kan vise den til politiet, hvis politiet beder om det.

Slettefrist: reglen kræver, at vi gemmer oplysningerne i mindst 1 år og højst 2 år, efter at de er indført (§ 36, stk. 6). Vi sletter dem automatisk 1 år efter den seneste indførelse, og inden for 6 timer, hvis bookingen bliver afbestilt før ankomst. Kopien af din legitimation slettes samtidig med registreringen. Indtil da kan vi ikke slette dem, fordi loven kræver, at vi gemmer dem (artikel 17, stk. 3, litra b), men du kan altid få indsigt i dem og få dem rettet.

Lejere

Lejer du en bolig, vi administrerer for ejeren i langtidsudlejning, behandler vi oplysninger om dig, mens lejemålet står på, og et stykke tid efter.

Hvilke oplysninger, og hvorfra: dit fulde navn, din adresse, dit telefonnummer og din e-mail, samt lejemålets økonomi: huslejen og eventuelle aconto-beløb for varme, vand og el, depositum og forudbetalt leje. De sidste hører til selve lejemålet, ikke til dig personligt, men er en del af det, vi administrerer for dig og ejeren. Det er vores team, der skriver oplysningerne ind, når lejemålet oprettes eller du tilføjes som lejer, ikke dig selv i en formular på sitet: vi får dem fra dig eller fra ejeren, du lejer boligen af. Skriver du under på lejekontrakten eller en synsrapport digitalt, gemmer vi desuden det navn, du skriver, den dato, du vælger, tidspunktet fra vores server, og din IP-adresse og browser som bevis for underskriften. De to sidste vises aldrig i vores admin eller i selve dokumentet, kun navnet og datoen gør. Dokumenter, vi deler med dig, kan komme fra en upload eller fra en opgave i vores interne opgaveliste ClickUp, som teamet har koblet til dit lejemål.

Formål: at administrere dit lejemål for ejeren, dele dokumenter med dig og lade dig følge dem og din husleje på Mit BY.

Grundlag: vores legitime interesse i at kunne administrere dit lejemål for ejeren, som har bedt os om det, herunder at dele dokumenter med dig og lade dig følge lejemålet i Mit BY (artikel 6, stk. 1, litra f). Synsrapporten og dens frist følger lejeloven, som gælder for den lejeaftale, du er part i over for ejeren. At vi fortsat kan se, hvem en aftale er indgået med, efter den er ophørt, er en del af samme legitime interesse.

Modtagere: ejeren, du lejer af, ser kun dit fornavn, lejeperioden, huslejen for lejemålet, den underskrevne lejekontrakt og synsrapporterne, og de dokumenter, teamet har mærket «Også ejeren». Har et dokument, vi deler med dig, oprindelig ligget i ClickUp, er ClickUp også en databehandler. Se den fulde liste over databehandlere og overførsler uden for EU i modtagere og overførsel uden for EU.

Sådan opbevares det: din adgang til Mit BY beskrives i afsnittet herunder. Dine oplysninger i databasen og de dokumenter, vi deler, sletter vi ikke automatisk: din lejer-række kan først slettes, når den ikke længere er knyttet til noget lejemål, og et dokument fjernes kun, når teamet gør det bevidst.

Dine rettigheder er de samme som for alle andre, vi behandler oplysninger om, se dine rettigheder.

Mit BY for ejere og lejere

Mit BY er siden, hvor du følger din bolig: som ejer, vi udlejer for, eller som lejer af en af vores langtidsboliger. Begge dele foregår på samme login.

Sådan logger du ind: med et link, vi sender til din e-mail gennem Brevo, i stedet for en adgangskode. Linket virker i 15 minutter og kun én gang. Er det dit allerførste link som ejer, sendt af teamet (fx «Giv adgang» eller «Send velkomst»), virker det i stedet i 72 timer; alle andre link, også en lejers første invitation, følger de almindelige 15 minutter. Vi gemmer ikke selve linket, kun et fingeraftryk af det.

Adgang som ejer: enhver e-mail, der er registreret som din i vores regnskabssystem e-conomic, eller som ejerens e-mail på en kunde i vores afregningssystem, kan logge ind, så snart kunden har mindst én bolig eller ét lejemål hos os, uden at vi selv skal give netop den e-mail adgang først. Vi kan desuden give en e-mail adgang manuelt ud over det, og vi kan altid spærre en bestemt e-mail, så den ikke kan logge ind, heller ikke selvom den hører til en kunde. Giver vi adgangen tilbage, ophæver det altid en tidligere spærring. Fjerner teamet en ejers adgang i administrationen, spærrer vi samtidig e-mailen, ellers ville den bare få adgangen igen af sig selv, næste gang vi henter dine data. Inviterer teamet dig, noterer vi tidspunktet, og det samme gør vi, når du selv logger ind, så vi ikke sender dig en invitation, du ikke har brug for.

Adgang som lejer: har du et aktivt lejemål hos os, eller er det ophørt for højst 30 dage siden, kan du logge ind med den e-mail, der står på lejemålet. Adgangen slås op i vores database, hver gang du logger ind eller åbner siden, så den ophører med det samme, hvis du fjernes fra lejemålet.

Har du både en ejers og en lejers adgang, eller flere kundenumre samtidig, fx et privat og et selskab, ser du hvert afsnit for sig på samme side. Som ejer ser du dine boliger, bookinger og opgørelser, og for dine langtidsboliger lejerens fornavn, lejeperioden, huslejen, den underskrevne lejekontrakt og synsrapport som PDF, og de dokumenter, teamet har mærket «Også ejeren». Som lejer ser du kun din egen bolig, lejeperioden, huslejen og de øvrige beløb fra din egen lejekontrakt (aconto, depositum og forudbetalt leje), og de dokumenter, teamet har delt med dig, aldrig noget af ejerens økonomi.

Når du ser siden, henter vores server dine oplysninger dér, hvor de allerede ligger: boliger og opgørelser i vores afregningssystem på samme server, bookinger og boligernes navne og billeder i Hostaway, dit navn og din e-mail i vores regnskabssystem e-conomic, og lejemål, lejekontrakter og synsrapporter i den database, /admin også bruger. Mit BY kopierer ikke oplysningerne og ændrer aldrig i dem. Svar fra e-conomic og Hostaways boligliste husker serveren op til en time, en boligs bookinger op til 5 minutter; en lejers lejemål, og listerne over spærrede og manuelle undtagelser, hentes friskt hver gang. Billederne af dine boliger henter din browser direkte hos Hostaway.

Grundlag: som ejer vores aftale med dig om udlejning af din bolig (artikel 6, stk. 1, litra b); lejerens fornavn og husleje viser vi dig ud fra vores legitime interesse i, at du kan følge udlejningen af din egen bolig (litra f). Som lejer er grundlaget det samme som i Lejere ovenfor.

Når du er logget ind, husker en cookie det i 30 dage, uanset om du logger ind som ejer eller lejer, se cookiepolitikken.

Adresseforslag

Når du skriver en adresse i lejeberegneren, onboarding-formularen eller «Tilføj lejemål», sender din browser teksten til vores egen server, som henter forslag fra Klimadatastyrelsens offentlige adresseregister (Adressevælgeren). Adresseregistret ser kun vores servers forespørgsel, ikke din IP-adresse. Svarene kan ligge i vores servers og din browsers mellemlager i op til et døgn.

Vælger du en adresse blandt forslagene, slår vores server den op i BBR (Bygnings- og Boligregistret, via Datafordeleren) og i Plandata.dk for at udfylde boligens størrelse og antal værelser og vise adressens lokalplan og zone. Det samme opslag sker, når teamet åbner din henvendelse i vores admin, også når du selv har skrevet adressen i stedet for at vælge et forslag. BBR får kun adressen og Plandata kun adressens koordinat, aldrig dit navn eller dine kontaktoplysninger, og svarene kan ligge i vores servers mellemlager i op til et døgn. Når din henvendelse lægges i ClickUp, slår vores server adressen op i Adressevælgeren igen for at sætte den på kortet i opgaven. Adressevælgeren får også her kun adressen.

Nyhedsbrevet

Tilmelder du dig nyhedsbrevet nederst på siden, sender vores server din e-mail og dit fornavn, hvis du har skrevet det, til Klaviyo, Inc. i USA, som administrerer listen og sender nyhedsbrevet ud. Klaviyos eget script kører ikke på vores side.

Grundlag: dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan altid afmelde dig igen.

Klaviyo er certificeret under EU-US Data Privacy Framework (dataprivacyframework.gov). Klaviyo registrerer som udgangspunkt, om du åbner nyhedsbrevet (Klaviyo), og hvilke links du klikker på. Afmelder du dig, bliver din profil stående hos Klaviyo som afmeldt, så du ikke får flere mails, indtil vi sletter den (Klaviyo).

Tilbud på mail til kunder

Når du skriver under på en administrationsaftale med os, kan du selv sætte kryds ved, at vi må sende dig tilbud på rengøring og boligfotografering til din bolig på e-mail. Krydset er ikke sat på forhånd, og du kan skrive under uden det. Vi gemmer dit svar, ja eller nej, på aftalen sammen med krydsets tekst og tidspunktet. Har du sagt ja, får du tilbuddet i den mail, der bekræfter aftalen. Mailen sendes gennem Brevo, som registrerer, hvilke links i den du klikker på. Grundlag: dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a, og markedsføringslovens § 10). Du kan altid sige nej tak ved at trykke på Nej tak til tilbud i mailen eller ved at svare «Nej tak» på en mail fra os, så sender vi dig ikke flere tilbud. Dit nej tak gemmer vi på aftalen med tidspunktet.

Når du kontakter os

Ringer eller skriver du til os, bruger vi oplysningerne til at svare dig og hjælpe med din bolig. Grundlaget er vores legitime interesse i at besvare henvendelser (artikel 6, stk. 1, litra f) eller skridt før en aftale med dig (litra b).

Boblen med Nour nederst på siden åbner først WhatsApp, din SMS-app eller telefonen, når du selv trykker. Der kører intet tredjepartsscript i boblen. Skriver du på WhatsApp, behandler WhatsApp også beskeden efter sine egne vilkår.

Trykker du på et telefonnummer, en e-mailadresse, WhatsApp eller SMS, registrerer vores statistik, at der blev taget kontakt, og hvilken vej. Den registrerer ikke, hvad du skriver.

Vores e-mail ligger hos Migadu-Mail GmbH i Schweiz, hvis servere står i Frankrig og Tyskland. Schweiz er omfattet af en afgørelse fra EU-Kommissionen om, at landet beskytter personoplysninger tilstrækkeligt (EU-Kommissionen).

Statistik og markedsføring

Vi vil gerne tælle, hvilke sider der bliver læst, og se, om vores annoncer virker. Cookies til det sætter vi kun med dit samtykke, og du vælger statistik og markedsføring hver for sig. Kontakterne står slukket, til du selv tænder dem. Hele listen over cookies står i cookiepolitikken.

Vores egen sidetæller

Uden cookies tæller vi selv, hvor mange gange hver side bliver vist. Kommer du ind på sitet udefra, tæller vi også et besøg sammen med domænet på den side, du kom fra, fx google.com, kampagnelinkets kilde, medie og navn, hvis du kom via et kampagnelink, og om du kom fra en Google-annonce eller et link fra Facebook eller Instagram (kun ja eller nej, aldrig klikkets id). Tælleren sætter ingen cookies og gemmer intet i din browser. Vi gemmer kun tal pr. dag: siden uden det, der står efter «?», domænet og kampagnelinkets oplysninger. Aldrig din IP-adresse, hele adressen, du kom fra, eller noget, der kan kende dig igen, så vi kan heller ikke se, hvor mange forskellige personer der har besøgt sitet. Sender du os en henvendelse, tæller vi den også med i tallene pr. dag sammen med kilden, den side, du kom ind på, kampagnen og navnet på den formular, du brugte, fx estimatet, Kom i gang eller «Lej denne bolig», men uden dit navn eller dine kontaktoplysninger, og tallet bliver, selv om henvendelsen slettes. En tilmelding til boliglisten eller BY Direkte tæller vi på samme måde under formularens navn, også uden dit navn eller dine kontaktoplysninger. Trykker du på et telefonnummer, en e-mailadresse, WhatsApp, SMS eller «Book et møde», tæller vi trykket i tallene pr. dag sammen med vejen, fx WhatsApp, stedet på siden, fx boblen med Nour eller sidefoden, den side, du trykkede på, og kilden, den side, du kom ind på, og kampagnen. Vi kan ikke se, om du faktisk ringede eller sendte en besked, og vi registrerer aldrig, hvad du skriver. Tallene pr. dag gemmes varigt, fordi de ikke siger noget om den enkelte besøgende. Din IP-adresse bruges kun i serverens hukommelse til at begrænse, hvor mange tællinger der kan komme fra samme sted, og som ved alle besøg står den i webserverens adgangslog, se hosting og sikkerhed. Der tælles ikke på Mit BY, i opholdsguiden eller på andre sider med et personligt link. Grundlag: vores legitime interesse i at vide, hvilke sider og kontaktveje der bruges, og om vores markedsføring virker (artikel 6, stk. 1, litra f).

Google Analytics 4

Viser, hvilke sider der læses, hvor besøgende kommer fra, og hvilke knapper der bruges. Google-tagget hentes på alle sider. Indtil du siger ja til statistik, sætter det ingen cookies og sender kun cookiefri signaler uden identifikator (Googles samtykketilstand). Google logger ikke IP-adresser i Google Analytics 4, og for besøgende i EU slås placeringen op på servere i EU, hvorefter IP-adressen slettes (Google).

Microsoft Clarity

Viser, hvordan siderne bruges, fx klik og rulning, som samlede heatmaps og genafspilninger af besøg. Clarity hentes først, når du har sagt ja til statistik. Har du også sagt ja til markedsføring, kan Clarity dele data med Microsoft Advertising (Microsoft). Clarity maskerer altid det, du skriver i formularfelter, så det ikke kommer med i optagelserne (Microsoft).

Meta Pixel

Meta Pixel hentes kun efter dit ja til markedsføring. Den måler, om en annonce på Facebook eller Instagram førte til et besøg eller en henvendelse.

Grundlag: dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a). Du trækker det tilbage med «Skift dit valg om cookies» nederst på hver side.

Google-anmeldelser

Anmeldelserne fra Google på vores sider henter vores egen server fra Googles Places API, når du ruller hen til dem. Din browser spørger kun vores domæne, så Google får ingen oplysninger om dig fra den visning. Anmeldernes navne og tekster vises, som de står på Google, og vi gemmer dem ikke. Trykker du på et navn eller på linket til alle anmeldelser, åbner du Google, og så gælder Googles vilkår.

Kortene fra Google Maps

Alle kort på sitet er fra Google Maps. På siden for en bolig henter din browser kortet af sig selv, når kortet er ved at komme til syne på skærmen, typisk når du ruller hen til det. Kortet står under «Dit nye hjem ligger her» på lejeboligerne og under «Hvor du bor» på ferieboligerne. På oversigterne over lejeboliger og ferieboliger hentes kortet først, når du vælger kortvisningen, eller når du åbner et link direkte til den. Ellers taler din browser ikke med Google Maps.

Når kortet hentes, får Google din IP-adresse og de oplysninger, en browser sender med, fx browsertype, sprog og skærmstørrelse, hvilket område kortet viser, og adressen på den side, kortet står på (uden det, der står efter «?»). Kortet henter også skrifttyper fra Google Fonts. Google Maps satte hverken cookies eller noget i browserens lager, da vi målte det den 26. september 2026. Vi og Google er fælles dataansvarlige for, at oplysningerne indsamles og sendes til Google, når kortet hentes. Det, Google gør med dem derefter, gør Google som selvstændig dataansvarlig efter Googles privatlivspolitik, og brugen af kortet er omfattet af Googles ekstra vilkår for Google Maps.

Boliger med skjult adresse står på kortene omtrent, hvor de ligger, aldrig på den præcise adresse. Det gælder alle boliger på bookingsiderne. På siden for en bolig viser kortet området som en cirkel, og kun en lejebolig, hvis adresse står på siden, har en nål på adressen. Grundlaget er vores legitime interesse i at vise, hvor boligerne ligger (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Hosting og sikkerhed

Sitet kører på en virtuel server hos Hostinger International Ltd. på Cypern, som er vores databehandler. Serveren står i Hostingers datacenter i Frankfurt i Tyskland, og databehandleraftalen er en del af Hostingers vilkår (Hostinger). Al trafik til sitet er krypteret med HTTPS.

Som alle webservere modtager serveren din IP-adresse og tekniske oplysninger om din browser, når du besøger siden. Webserveren skriver dem i en adgangslog sammen med tidspunktet og adressen på den side, du besøger. Indholdet af dine cookies kommer ikke med i loggen, og kun den, der driver serveren, kan læse den.

Sitets egne driftsbeskeder, som kan indeholde en e-mailadresse, gemmes i serverens systemlog og slettes efter højst 5 uger. Hver nat tager vi en sikkerhedskopi af sitets data på samme server, og hver kopi slettes efter 15 dage. Hostinger tager desuden hver uge en kopi af hele serveren, som gemmes adskilt fra den, og beholder de to seneste (Hostinger). Sletter vi dine oplysninger, er de altså væk fra vores egne kopier senest 15 dage senere og fra Hostingers, når de to ugentlige kopier er skiftet ud.

Skrifttyper, billeder og film ligger på vores egen server, så de ikke hentes hos tredjeparter. Undtagelserne er billederne af boligerne i Mit BY, som hentes hos Hostaway, og kortene fra Google Maps, som henter kortbilleder og skrifttyper hos Google, når et kort hentes (se kortene).

Modtagere og overførsel uden for EU

Overførsler til USA sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework, som Google, Microsoft, Klaviyo, Render, Stripe og Meta er omfattet af. For ClickUp sker det på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, som er en del af ClickUps databehandleraftale (ClickUp).

Hvor længe vi gemmer oplysningerne

Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og til at få dem rettet eller slettet. Oplysninger, loven kræver, at vi gemmer, fx gæsteregistret, sletter vi dog først, når fristen er udløbet. Du kan også bede os begrænse behandlingen, gøre indsigelse mod en behandling, der bygger på vores legitime interesse, og få de oplysninger, du selv har givet os, udleveret i et almindeligt format. Har du givet samtykke, kan du trække det tilbage når som helst. Det ændrer ikke ved den behandling, der skete, før du trak det tilbage.

Skriv til team@byadministration.dk. Vi svarer uden unødig forsinkelse og senest inden for en måned.

Er du utilfreds med vores behandling, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00 (sådan klager du).

Ændringer

Vi opdaterer politikken, når sitet eller vores behandling ændrer sig. Datoen øverst viser, hvornår den sidst blev ændret.