Administration af ejerforening: hvad gør en administrator?
23. september 2026 · 8 min. læsning · Ejendomsadministration
En administrator hjælper bestyrelsen med den daglige drift af ejerforeningen, fx budget og regnskab, opkrævning af fællesudgifter, generalforsamlingen, forsikringer og vedligeholdelse. Efter normalvedtægten er det generalforsamlingen, der beslutter, om foreningen skal have en administrator, og bestyrelsen har stadig ledelsen og ansvaret. Hvad administratoren præcis gør, afhænger af administrationsaftalen.
Administratorens opgaver i en ejerforening
En ejerforening er et obligatorisk fællesskab af alle ejerne på ejendommen (ejerlejlighedslovens § 2), og efter normalvedtægten er dens formål at administrere den fælles ejendom. Opgaverne ligger hos bestyrelsen, som efter normalvedtægtens § 16 blandt andet skal sørge for:
- budget og regnskab over foreningens udgifter og indtægter
- kontrol med, at ejerne betaler fællesudgifterne
- sædvanlige forsikringer, herunder brandforsikring og kombineret grundejerforsikring
- renholdelse og snerydning af fællesarealerne
- en vedligeholdelsesplan og den vedligeholdelse, ejendommen kræver
- god skik og orden i foreningen.
En administrator bistår bestyrelsen med de administrative opgaver og fungerer eventuelt også som rådgiver, skriver Social- og Boligministeriet i vejledningen til normalvedtægten. Ifølge vejledningen er det ofte en del af aftalen, at administratoren opkræver fællesudgifterne, og budgettet bør afhængigt af kompleksiteten laves i samarbejde med en administrator eller revisor. Ud over økonomien kan I lægge forberedelsen af generalforsamlingen, kontakten til forsikringsselskabet og koordineringen af håndværkere hos administratoren. Det afgørende er, at opgavefordelingen står i aftalen.
Det siger reglerne om generalforsamling, bestyrelse og administrator
Normalvedtægten gælder, medmindre foreningen har vedtaget andet (ejerlejlighedslovens § 5, stk. 2). Har jeres forening egne vedtægter, er det dem, I skal læse først. Efter normalvedtægten er rollerne fordelt sådan:
| Hvem | Rolle | Normalvedtægten |
|---|---|---|
| Generalforsamlingen | Foreningens øverste myndighed. Godkender regnskab, vedligeholdelsesplan og budget, vælger bestyrelse og revisor og beslutter, om foreningen skal have en administrator | §§ 2, 9 og 18 |
| Bestyrelsen | Mindst tre personer inklusive formanden, valgt for to år. Varetager den daglige ledelse og udfører generalforsamlingens beslutninger | §§ 14 og 16 |
| Administratoren | Bistår ved den daglige drift af ejendommen. Må hverken være ejer i foreningen eller dens revisor | § 18 |
| Revisoren | Reviderer regnskabet og vælges hvert år. Skal være godkendt revisor, hvis mindst en fjerdedel af ejerne kræver det | § 20 |
Ifølge vejledningen træffes beslutningen om en administrator med almindeligt flertal efter fordelingstal, og den forpligter bestyrelsen til at antage en. Har generalforsamlingen kun besluttet, at der skal være en administrator, vælger bestyrelsen selv hvem. Generalforsamlingen kan også med almindeligt flertal omgøre beslutningen, og så skal bestyrelsen opsige aftalen. Har bestyrelsen ikke antaget en administrator, vælger den en kasserer (§ 16, stk. 3).
Udlejer en ejer sin lejlighed, skal bestyrelsen have besked om udlejningen og lejeren (§ 30), og opfører en lejer sig retsstridigt, kan foreningen gå direkte til lejeren (§ 24). Selve lejen er et forhold mellem ejeren og lejeren og følger lejelovens regler, som vi gennemgår i artiklen om huslejeregulering.
Frister for generalforsamlingen i en ejerforening
Den ordinære generalforsamling holdes hvert år senest seks måneder efter regnskabsårets udløb. Dagsordenen skal mindst have bestyrelsens beretning, årsregnskab med revisors påtegning, vedligeholdelsesplan, forslag, budget og valg (normalvedtægtens § 9). Fristerne efter normalvedtægten:
- Bestyrelsen indkalder skriftligt med mindst fire og højst otte ugers varsel.
- Forslag skal være hos formanden senest tre uger før.
- Årsregnskab, budget og forslag med bilag skal være tilgængelige for ejerne senest en uge før.
- Referatet skal være tilgængeligt for ejerne senest fire uger efter.
En ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst to ugers varsel, fx når mindst en fjerdedel af ejerne beder om det (§ 11). Administratoren og revisoren har adgang til generalforsamlingen og ifølge vejledningen selvstændig taleret (§ 12). Indkaldelser, referater og anden kommunikation må gerne sendes på e-mail (§ 17), men selve generalforsamlingen skal ifølge vejledningen holdes som et fysisk møde, medmindre foreningen har vedtaget en særvedtægt om virtuelle generalforsamlinger.
Budget, regnskab og opkrævning af fællesudgifter
Fællesudgifter som forsikring, administration og vedligeholdelse af fællesejendommen fordeles efter fordelingstal, medmindre andet er gyldigt besluttet (ejerlejlighedslovens § 7). Foreningen må kun opkræve penge til de løbende driftsudgifter og vedligeholdelsen, men den må sørge for en rimelig egenkapital, og generalforsamlingen kan beslutte at spare op til bestemte formål (normalvedtægtens § 25).
Regnskabsåret er kalenderåret, medmindre andet er besluttet, og årsregnskabet skal have både resultatopgørelse og balance (§ 21). Er ingen i bestyrelsen regnskabskyndige, kan det ifølge vejledningen være nødvendigt at overlade regnskabet til en bogholder eller revisor, og i større foreninger vil det ofte være nødvendigt under alle omstændigheder.
Opkræver administratoren fællesudgifterne, har bestyrelsen stadig pligt til at kontrollere, at pengene kommer ind. Ifølge vejledningen kan bestyrelsen udpege en kasserer til at kontrollere indbetalingerne og godkende mindre betalinger fra administratoren. Ellers skal hele bestyrelsen stå for kontrollen, og administratorens betalinger skal godkendes af to bestyrelsesmedlemmer. Som sikkerhed for krav mod ejerne kan foreningen med to tredjedeles flertal tinglyse vedtægten som pant for 50.000 kr. i hver lejlighed (§ 4 og § 31).
Forsikring og vedligeholdelse
Bestyrelsen skal sørge for de sædvanlige forsikringer, og der tegnes bestyrelsesansvarsforsikring, medmindre et flertal på generalforsamlingen bestemmer andet (§ 16). Ifølge vejledningen er der altid behov for forsikring mod bygningsskader og for husejeransvar, og bygningsforsikringen dækker hele bygningen. Brandforsikring er ikke lovpligtig, men kræves, hvis der er pant i en lejlighed. Bestyrelsen bør løbende vurdere, om dækningen og præmierne er passende, fx én gang om året ved budgetlægningen.
Foreningen vedligeholder fællesejendommen, fx døre mod fællesarealer, vinduer, altaner, elevatorer og fælles forsyningsledninger, mens den enkelte ejer vedligeholder sin egen lejlighed (§§ 26 og 27). Normalvedtægten gør en vedligeholdelsesplan obligatorisk. Den skal angive de større arbejder, hvornår de skal udføres, og et overslag over udgifterne. Det er generalforsamlingen, der beslutter vedligeholdelsesarbejder på fællesejendommen, mens bestyrelsen kan sætte mindre, løbende arbejder i gang inden for de rammer, generalforsamlingen har givet.
Hvornår giver det mening med en ekstern administrator?
Loven kræver det ikke, men bestyrelsen skal sikre en forsvarlig varetagelse af foreningens anliggender. Ifølge vejledningen betyder det, at bestyrelsen om fornødent skal søge sagkyndig bistand, fx til regnskab, budget og vedligeholdelsesplan. Bestyrelsen kan kun bestå af ejere, deres ægtefæller eller samlevere og myndige husstandsmedlemmer. En ejer kan dog give sin lejer fuldmagt, og et selskab kan give fuldmagt til en repræsentant (§ 14). Normalvedtægten giver altså ikke plads til en professionel ekstern bestyrelse, og vejledningen peger i stedet på, at manglende kompetencer i bestyrelsen som hovedregel kan klares ved at engagere en professionel administrator.
En administrator kan være værd at overveje, når:
- ingen i bestyrelsen har tid eller lyst til at stå for regnskab og opkrævning
- der er restancer, som skal følges op
- der venter store arbejder på fællesejendommen, som skal planlægges og finansieres
- mange lejligheder er udlejet, så færre ejere bor i ejendommen og vil sidde i bestyrelsen
- foreningen er så stor, at regnskabet kræver en fagperson.
En lille forening med en engageret bestyrelse kan omvendt sagtens klare sig med en kasserer og en revisor. Det vigtige er, at opgaverne bliver løst forsvarligt.
Spørgsmål I bør stille, før I vælger administrator
Administrator er ikke en beskyttet titel, og normalvedtægten stiller ingen særlige krav til formelle kompetencer. Vejledningen anbefaler, at administrationsaftalen udtømmende angiver administratorens fuldmagt og opgaver, opgavefordelingen mellem administrator og bestyrelse, honorar, forsikringer og opsigelsesvilkår. Stil derfor disse spørgsmål, uanset om I vælger et stort administrationsselskab eller en mindre administrator:
- Hvilke opgaver indgår i honoraret, og hvad afregnes særskilt, fx ekstra møder eller byggesager?
- Hvilken fuldmagt får administratoren, og hvem godkender betalinger fra foreningens konto?
- Hvilke forsikringer har administratoren for sit arbejde, og er der en kriminalitetsforsikring, der dækker underslæb, hvis administratoren kan disponere over foreningens penge?
- Hvordan og hvor ofte rapporterer administratoren til bestyrelsen om økonomi og restancer?
- Hvem er jeres faste kontakt, og hvor hurtigt får ejere og beboere svar?
- Hvad er opsigelsesvarslet, og hvordan bliver regnskab og dokumenter overdraget, hvis I skifter?
- Er administratoren uafhængig af foreningen, så den hverken er ejer eller jeres revisor (§ 18, stk. 2)?
Hvad koster administration af en ejerforening?
Der er ingen fast pris på ejerforeningsadministration. Honoraret er en fællesudgift, som ejerne deler efter fordelingstal, medmindre andet er besluttet (ejerlejlighedslovens § 7), og prisen afhænger især af foreningens størrelse og af, hvilke opgaver der er med. Når I sammenligner tilbud, så se på:
- antallet af lejligheder og eventuelle erhvervslejemål i foreningen
- hvilke opgaver der indgår: bogføring, opkrævning, rykkere, budget, generalforsamling, forsikringer og vedligeholdelsesplan
- hvor mange møder administratoren deltager i om året
- om byggesager og større projekter afregnes særskilt
- hvor hurtigt bestyrelsen og ejerne får svar.
Bed om tilbud på den samme opgaveliste, så I sammenligner det samme. BY Administration administrerer ejerforeninger i København og vasker trapper for ejer- og andelsforeninger. Læs om ejendomsadministration og trappevask, eller book et møde, hvis I vil høre, hvad det vil koste for jeres forening.
Kilder
- Lov om ejerlejligheder, lov nr. 908 af 18. juni 2020, §§ 2, 5 og 7 (retsinformation.dk)
- Bekendtgørelse om normalvedtægt for ejerforeninger, BEK nr. 1738 af 29. november 2020 (retsinformation.dk)
- Vejledning til normalvedtægten for ejerforeninger, VEJ nr. 9540 af 17. juni 2025 (Social- og Boligministeriet)
Ofte stillede spørgsmål
De vigtigste spørgsmål, kort besvaret.
Har du et andet spørgsmål?Ring +45 50 52 15 37 eller book et møde.
Er det et krav, at en ejerforening har en administrator?
Nej. Efter normalvedtægten beslutter generalforsamlingen med almindeligt flertal, om foreningen skal have en administrator til den daglige drift. Har bestyrelsen ikke antaget en administrator, vælger den en kasserer. Har foreningen egne vedtægter, kan de have andre regler, så tjek dem først.
Hvem må være administrator for en ejerforening?
Administrator er ikke en beskyttet titel, og normalvedtægten stiller ingen særlige krav til formelle kompetencer. Efter normalvedtægten må administratoren dog hverken være ejer i foreningen eller dens revisor. Ifølge vejledningen bør administratoren have relevante forsikringer for sit arbejde og en kriminalitetsforsikring, hvis den kan disponere over foreningens penge.
Hvad er forskellen på bestyrelsen og administratoren i en ejerforening?
Bestyrelsen er valgt af generalforsamlingen og har den daglige ledelse. Den skal blandt andet sørge for budget, regnskab, forsikringer og vedligeholdelse. Administratoren bistår med de administrative opgaver efter en aftale med foreningen. Bestyrelsen skal stadig kontrollere, at fællesudgifterne bliver betalt, også når administratoren opkræver dem.
Hvor lang varsel skal der være til generalforsamling i en ejerforening?
Efter normalvedtægten indkalder bestyrelsen skriftligt til den ordinære generalforsamling med mindst fire og højst otte ugers varsel. Forslag skal være hos formanden senest tre uger før, og årsregnskab og budget skal være tilgængelige senest en uge før. En ekstraordinær generalforsamling kræver mindst to ugers varsel.
Kan en ejerforening holde generalforsamling online?
Kun hvis foreningen har vedtaget en særvedtægt om det. Ifølge vejledningen til normalvedtægten skal generalforsamlinger ellers holdes som fysiske møder. Indkaldelse, forslag, referater og anden kommunikation med ejerne må gerne ske på e-mail, og ejerne skal oplyse bestyrelsen eller administratoren om den adresse, der skal bruges.
Hvordan stopper en ejerforening samarbejdet med en administrator?
Generalforsamlingen kan med almindeligt flertal omgøre beslutningen om at have en administrator, og så skal bestyrelsen opsige administrationsaftalen. Varsel og vilkår står i aftalen, så sørg for, at opsigelse og overdragelse af regnskab og dokumenter er beskrevet, før I skriver under.
Hvem betaler for ejerforeningens administrator?
Ejerne. Udgifter til administration er fællesudgifter, som efter ejerlejlighedsloven fordeles efter fordelingstal, medmindre foreningen gyldigt har besluttet en anden fordeling. Prisen afhænger især af foreningens størrelse og af, hvilke opgaver administratoren skal løse, så bed om tilbud på den samme opgaveliste.
